Jahresabrechnung prüfen — worauf es ankommt (§ 28 WEG)

Die Jahresabrechnung kommt, der Nachzahlungsbetrag steht unten rechts, und die Versammlung ist in zwei Wochen. Die meisten Eigentümer prüfen an dieser Stelle gar nichts – nicht aus Desinteresse, sondern weil unklar ist, wo man anfangen soll.

Es sind fünf Punkte. Wer sie der Reihe nach durchgeht, hat in etwa einer Stunde ein belastbares Bild.

Zuerst: Was wird überhaupt beschlossen?

Ein Missverständnis vorweg, weil es die ganze Prüfung einordnet. Bis 2020 beschlossen Eigentümer über die Jahresabrechnung als Ganzes. Das ist vorbei.

Heute beschließt die Versammlung nur noch über die Abrechnungsspitze: die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Die Abrechnung selbst wird nicht mehr „genehmigt“, sie ist die Rechengrundlage dafür.

Praktisch ändert das wenig an dem, was Sie prüfen sollten – aber viel daran, was ein Beschluss aussagt. Wer der Abrechnungsspitze zustimmt, hat nicht bestätigt, dass jede Position korrekt ist.

1. Der Zeitraum und die Vollständigkeit

Deckt die Abrechnung genau ein Kalenderjahr ab? Sind alle drei Bestandteile dabei?

• die Gesamtabrechnung für die Gemeinschaft
• Ihre Einzelabrechnung
• der Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 4 WEG)

Der Vermögensbericht ist der am häufigsten fehlende Teil. Er ist seit der Reform Pflicht und für Sie der schnellste Weg zu der Frage, die wirklich zählt: Wie viel Geld hat die Gemeinschaft eigentlich?

2. Einnahmen und Ausgaben gegen die Kontostände

Die Abrechnung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Der Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand ergeben – und dieser Endbestand muss zum tatsächlichen Kontostand am 31. Dezember passen.

Diese eine Rechnung deckt mehr auf als jede Detailprüfung. Geht sie nicht auf, fragen Sie nach, bevor Sie irgendetwas anderes ansehen.

3. Der Verteilerschlüssel

Wie werden die Kosten auf die Eigentümer verteilt? Der gesetzliche Regelfall sind die Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 WEG), abweichende Schlüssel können vereinbart oder beschlossen sein – etwa nach Wohnfläche oder Einheiten.

Prüfen Sie zwei Dinge: Stimmt der angewandte Schlüssel mit der Teilungserklärung oder dem entsprechenden Beschluss überein? Und ist es derselbe wie im Vorjahr? Ein stillschweigend geänderter Schlüssel ist ein klassischer Anfechtungsgrund.

Bei Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung: mindestens 50 %, höchstens 70 % der Kosten sind verbrauchsabhängig zu verteilen.

4. Die Erhaltungsrücklage

Die Rücklage (früher: Instandhaltungsrücklage) wird angespart, nicht verbraucht. In der Abrechnung sollte deshalb sichtbar sein:

• Zuführung: die im Wirtschaftsplan beschlossenen Beträge
• Entnahme: nur für beschlossene Erhaltungsmaßnahmen
• Stand zum Jahresende

Häufigster Fehler: laufende Betriebskosten werden aus der Rücklage bezahlt. Das ist unzulässig und verschiebt Kosten in die Zukunft.

Nicht die Höhe der Nachzahlung ist die interessante Zahl – sondern die Entwicklung der Rücklage über drei Jahre.

5. Ihre Einzelabrechnung

Zum Schluss die eigene Position: Stimmen Ihre Miteigentumsanteile? Sind Ihre tatsächlich gezahlten Vorschüsse korrekt angesetzt – also das, was Sie überwiesen haben, nicht das, was Sie hätten überweisen sollen? Und sind Zählerstände plausibel gegenüber dem Vorjahr?

Die Differenz zwischen Ihrem Kostenanteil und Ihren Vorschüssen ist Ihre persönliche Abrechnungsspitze. Genau darüber wird abgestimmt.

Wenn etwas unklar bleibt

Fordern Sie Belegeinsicht an. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), einschließlich Rechnungen und Kontoauszügen. Eine gute Verwaltung stellt diese Unterlagen bereit, ohne dass daraus ein Vorgang wird.

Bleibt die Antwort aus und ist der Beschluss bereits gefasst, läuft die Anfechtungsfrist: einen Monat ab Beschlussfassung (§ 45 WEG). Das ist knapp – ein Grund mehr, die Abrechnung vor der Versammlung anzusehen statt danach.