WEG-Verwaltung wechseln — der Ablauf für Beiräte

Ein Verwalterwechsel wirkt größer, als er ist. Was ihn kompliziert erscheinen lässt, sind selten die rechtlichen Hürden – es ist die Sorge, während der Übergabe zwischen zwei Stühlen zu sitzen. Dieser Leitfaden führt Sie als Beirat durch die drei Phasen: Entscheidung vorbereiten, Beschluss fassen, Übergabe organisieren.

Phase 1 – Entscheidung vorbereiten

Bevor Sie Angebote einholen, klären Sie im Beirat zwei Fragen: Was genau funktioniert heute nicht? Und ab wann könnte ein neuer Verwalter überhaupt anfangen?

Die erste Frage klingt banal, entscheidet aber über die Qualität der Angebote. „Wir sind unzufrieden“ führt zu austauschbaren Standardangeboten. „Auf E-Mails kommt seit einem Jahr keine Antwort innerhalb von zwei Wochen, die Jahresabrechnung kam viermal in Folge verspätet“ führt zu Angeboten, die genau darauf eingehen – und macht es später leicht, Zusagen zu überprüfen.

Für die zweite Frage brauchen Sie zwei Daten: die Laufzeit der aktuellen Verwalterbestellung und den Termin der nächsten Eigentümerversammlung. Die Bestellung ist auf maximal fünf Jahre begrenzt (bei der ersten Bestellung nach Aufteilung auf drei Jahre, § 26 Abs. 2 WEG). Läuft sie ohnehin bald aus, ist der Wechsel eine reine Terminfrage.

Läuft sie noch länger, ist das ebenfalls kein Hindernis: Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit abberufen, auch ohne wichtigen Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Diese sechs Monate sind der praktische Puffer, mit dem Sie planen. Die Formalien dazu – Abberufung, Vertragsende, Beschlusstext – stehen im Detail unter Verwaltervertrag kündigen.

Was Sie von Kandidaten erfragen sollten

• Erreichbarkeit, konkret. Nicht „wir sind für Sie da“, sondern eine Reaktionszeit, die im Vertrag steht.
• Wer betreut uns? Ein namentlicher Ansprechpartner oder ein Ticketsystem mit wechselnden Bearbeitern – das ist der spürbarste Unterschied im Alltag.
• Wie kommen wir an Unterlagen? Einsicht auf Anfrage oder jederzeit digital abrufbar.
• Zertifizierung. Jeder einzelne Eigentümer kann verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG; die Anforderungen an die Zertifizierung regelt § 26a WEG).

Phase 2 – Beschluss in der Eigentümerversammlung

Der Wechsel besteht aus zwei Beschlüssen, die üblicherweise in derselben Versammlung gefasst werden: die Abberufung des alten und die Bestellung des neuen Verwalters. Beide brauchen die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Damit der Beschluss hält, muss der Punkt in der Einladung angekündigt sein. Die Einladung muss den Eigentümern mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Ein Verwalterwechsel, der spontan unter „Verschiedenes“ beschlossen wird, ist angreifbar.

Praktisch bewährt hat sich, im Beschlusstext gleich mitzuregeln, was sonst Nachfragen erzeugt: Name des Verwalters, Beginn und Dauer der Bestellung, die Ermächtigung, den Verwaltervertrag zu den vorgelegten Konditionen abzuschließen. Wer das trennt, riskiert eine bestellte Verwaltung ohne gültigen Vertrag.

Nicht der Wechsel ist das Risiko – sondern eine Übergabe, die niemand steuert.

Jeder Eigentümer kann Beschlüsse binnen eines Monats gerichtlich anfechten (§ 45 WEG). Deshalb lohnt sich Sorgfalt bei Einladung, Ankündigung und Protokoll mehr als Tempo.

Phase 3 – Übergabe und Start

Die Übergabe ist die Phase, in der aus einem Beschluss ein funktionierender Alltag wird. Der alte Verwalter schuldet der Gemeinschaft die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen und die Abrechnung über die von ihm verwalteten Gelder. Diese Unterlagen gehören der Gemeinschaft – nicht dem Verwalter.

Was übergeben werden muss:

• Beschluss-Sammlung und Versammlungsprotokolle
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• Verträge: Versicherungen, Wartung, Dienstleister, Hausmeister
• Buchhaltung: Kontounterlagen, offene Posten, Rücklagenstand
• Abrechnungen und Wirtschaftspläne der Vorjahre
• Objektunterlagen: Baupläne, Prüfprotokolle, Gewährleistungen

Setzen Sie dafür eine schriftliche Frist mit genau dieser Liste. Eine offene Bitte um „die Unterlagen“ ist erfahrungsgemäß der häufigste Grund, warum sich Übergaben monatelang ziehen.

Parallel laufen die Formalien: Kontovollmachten werden umgestellt, Versicherer und Dienstleister über den Wechsel informiert, Zählerstände und offene Vorgänge dokumentiert. Ein guter neuer Verwalter treibt diese Punkte selbst voran – der Beirat sollte sie nicht hinterhertragen müssen.

Der Zeitplan im Überblick

Wie lange es am Ende wirklich dauert, hängt fast immer am Versammlungstermin. Wer den Wechsel früh genug auf die Tagesordnung der ohnehin anstehenden Versammlung setzt, spart sich eine außerordentliche Versammlung – und mehrere Monate.